تحریر دفاتر قانونی و مقررات مالیاتی مربوط به تحریر دفاتر
تحریر دفاتر قانونی چیست؟ دفاتر قانونی و رسمی به دفاتر کل و دفاتر روزنامه و مشاغل میگویند که هر شرکت ، سازمان و یا موسسه که میبایست به پرداخت مالیات در حیطه کاری خود اقدام نماید برای ثبت روند مالی شرکت باید از آن ها  استفاده کند و پس از تکمیل آن را به اداره مالیاتی تحویل دهد.
چنانچه تحریر دفاتر قانونی مطابق با قوانین لازمه باشد ، محاسبه مالیات به طور خود اظهاری صورت می گیرد ولی اگر در تحریر دفاتر کل و روزنامه ضوابط قانونی رعایت نشود، مالیات به طور علی الراس در نظر گرفته می شود. لذا، تحریر دفاتر قانونی امری بسیار مهم  است که می بایست با  دقت کافی مورد بررسی قرار گیرد.
خدمات تنظیم اظهارنامه های مالیاتی و دفاترهای کل و روزنامه قانونی با توجه به آخرین قوانین مالیاتی و بخش نامه سازمان امور مالیاتی توسط توسط شرکت بها حساب پویا در کوتاه ترین زمان ممکن و با کم ترین هزینه ارائه می گردد.
دفاتر کل و روزنامه  قانونی مندرج در ماده ۶ ق.ت ( دفتر روزنامه ، دفتر کل، دفتر دارایی ، دفتر کپیه ) که تجار برای امور تجاری خود از آن استفاده میکنند در صورتی که مطابق مقررات قانون تجارت تنظیم بشوند، بین تجار، در امور تجاری سندیت و رسمیت دارد

انواع تحریر دفاتر قانونی
 دفتر روزنامه
ماده ۳ آیین نامه ” نحوه تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر رسمی ” دفتر روزنامه را چنین بیان میکنیم که: ” دفتر روزنامه دفتری میباشد که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی شرکت و یا … خود را اعم از خرید و فروش و دریافت و پرداخت و ظهرنویسی وهر نوع فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و نیز عملیات محاسباتی را به ترتیب تاریخ وقوع و سایر عملیات را که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است را در آن ثبت کنند.
 دفتر کل
دفتر کل تصویر کلی یا خلاصه شده از دفتر روزنامه است که در آن معاملات تاجر یا صاحب شرکت اعم از خرید ، فروش، مطالبات یا دیون به طور منظم  و به عنوان حساب های مشخص، به ترتیب وقوع به ثبت رسیده اند.
ماده ۸ ق.ت در تعریف دفتر کل به بیان ساده تر میتوان گفت : دفتر کل دفتری میباشد که تاجر یا صاحب شرکت  باید کلیه معاملات را حداقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه ا خارج و انواع مختلف ماهیت حساب  آن را تشخیص و جدا کرده، هر نوع از حساب را در صفحه مخصوصی در آن دفتر در نظر گرفته است ، به طور خلاصه ثبت کند
 دفتر دارایی
برابر ماده ۹ ق.ت دفتر دارایی دفتری میباشد که تاجر باید  در هر سال صورت جامعی از همه  دارایی منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به صورت ریز ترتیب داده در دفتر دارایی  ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام شود.
این روزها عملاَ در بنگاه های تجاری این دفاتر به علت آنکه عملیات سالیانه تاجر یا شرکت تجاری به طور ترازنامه تنظیم می گردد، اهمیت خود را نسبت به قبل از دست داده است
دفتر کپیه  
در این دفتر برابر ماده ۱۰ ق. ت : میبایست تمامی مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره تاجر یا شرکت تجاری به ترتیب تاریخ و زمان وقوع ثبت گردد و همچنین بنا به ماده ۱۰ ق .ت.مذکور تمامی مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده نیز باید به ترتیب تاریخ ورود و وقوع ، مرتب و در پوشه مخصوص نگه داری گردد.
با پیشرف علم و فناوری بنگاه های تجاری از سیستم تایپ و بایگانی پیشرفته به جای دفتر کپیه استفاده می کنند
 دفتر ثبت تجاری
بنا به دستور ماده ۱۶ ق.ت : اگر تاجر ایرانی یا خارجی تصمیم دارد  در کشور خود یعنی  ایران شغل معمولی خود را اعمال تجاری قرار دهد، مکلف میباشد به ثبت نام خود در دفتر ثبت تجاری می باشد، در غیر این صورت متخلف محکوم  به جزای نقدی میشود. ( براساس ماده ۱۸۴ قانون مالیات های مستقیم ، اصلاحیه به تاریخ ۲۷/۱۱/۱۳۸۰ ادارات ثبت میبایست  در آخرهر ماه فهرست کاملی از  شرکت ها و موسساتی را که در طول یک ماه به ثبت می رسند و اگر تغییرات حاصله در مورد شرکت ها و موسسات موجود و نیز نام اشخاص حقیقی یا حقوقی را که در دفتر قانونی به ثبت رسانیده اند با ذکر تعداد دفاتر ثبت شده و شماره های آن به اداره امور مالیاتی محل اقامت موسسه ارسال دارند)
پلمپ دفاتر قانونی
دفاتر مندرج در ماده ۶ ق.ت به جز دفتر دارایی و دفتر کپیه باید قبل از اینکه  در آن ها چیزی نوشته شود، توسط نماینده اداره ثبت امضاء و اوراق آن ها دارای نمره ترتیبی و قیطان کشی شده باشد و متصدی امضاء مکلف میباشد که صفحات هر دفتری را شمرده، در صفحه اول و آخر دفتر تعداد صفحات آن را با قید تاریخ امضاء نماید. و حتما  باید دو طرف قیطان با مهر سربی که وزارت دادگستری برای این منظور تهیه می نماید منگنه شده و کلیه اعداد با تمام حروف نوشته شود.
ماده ۲ آیین نامه نحوه تهیه و تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر مقرر می دارد : دفتر روزنامه و دفتر کل باید به زبان فارسی تحریر و قبل از ثبت هر گونه معامله در آن ها مطابق مقررات مواد ۱۱ و ۱۲ قانون تجارت مصوب ۱۳۱۱ از طرف نماینده اداره ثبت اسناد امضاء و پلمپ گردد
نحوه تحریر دفاتر قانونی و نگهداری آن
مودیانی که دفتر روزنامه و دفتر کل نگهداری و تحریر می نمایند باید تمامی  معاملات و سایر رویداد مالی و محاسباتی و مودیانی که  مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل ( دفتر درآمد و هزینه ) میبایست  هر گونه درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک خود را طبق مقررات و قانون  ، حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگهداری حساب ها از ماشین الکترونیکی و کارت حساب استفاده شود. ( ماده ۱۱ آیین نامه تحریر دفاتر قانونی)
تبصره – اشتباهات حسابداری در صورتی که بعداَ در اثناء عملیات سال مربوط مورد توجه واقع گردد و بر پایه استاندارد های حسابداری در دفاتر کل و روزنامه همان سال اصلاح و مستندات آن ارائه دهد تا به اعتبار دفاتر خللی وارد نگردد.
مودیان میبایست و مجاز به نگهداری دفتر مشاغل می توانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت کنند. مشروط به اینکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آن ها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند. در صورتی که اقلام درآمد و هزینه و خرید و فروش درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک متکی به اسناد و مدارک باشد ، مودیان مذکور می بایست پس از ثبت موارد در دفتر مشاغل، اسناد و مدارک مربوط را به ترتیب شماره ردیف دفتر و به نحوی که برای رسیدگی ماموران مالیاتی قابل استفاده باشد نگهداری نمایند. ( ماده ۱۲)
در مواردی که دفاتر روزنامه و دفتر کل نگهداری می شود، کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی مربوط و در موارد نگهداری دفاتر مشاغل، درآمدها و هزینه ها و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک باید در همان روز انجام ، حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت گردد.
تبصره ۱- تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتورهای  فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تاخیر شناخته نمی شود و هرگاه انجام و ختم این گونه اعمال با توجه به روش و طرز کار موسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده شدن آن برای ثبت در دفتر تاخیر ثبت تلقی نخواهد شد.
تبصره ۲- تاخیر در تحریر عملیات در صورتی که به منظور یا قصد سوء استفاده نباشد تا ۱۵ روز به تشخیص اداره امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیات ۳ نفره موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیات های مستقیم مصوب ۳/۱۲/۶۶ و اصلاحیه های بعدی به قانونی بودن دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
تبصره ۳- در مواردی که دفتر  موضوع آیین نامه مربوطه توسط مقامات قضایی یا سایر مرجع قانونی از دسترس مودی خارج شود و صاحب دفتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف سی روز دفاتر جدید ، امضاء ، پلمپ و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند، تاخیر ثبت عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
تبصره ۴- تاخیر ثبت دفتر  در مورد اشخاص حقوقی جدیدالتاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا سی روز مجاز خواهد بود.
تمامی  عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل انتقال یابد ( ماده ۱۴)
موسساتی که دارای شعبه میباشند مکلفند با توجه به روش حسابداری خود خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتیکه دارای دفاتر پلمپ شده باشند، حداقل  سالی یک بار ( تا قبل از بستن حساب ها ) و در غیر این صورت ماه به ماه در دفتر مرکز موسسه ثبت کنند. ( ماده ۱۵)
امضاء و پلمپ دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ امضاء و پلمپ هیچ گونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد و همچنین تاخیر امضاء پلمپ تا حد مجاز مقرر در تبصره های ۳ و ۴ ماده ۱۳ این آیین نامه در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده ۱۴ این آیین نامه در مورد دفتر کل، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.( ماده ۱۶)
مودیانی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند، موظفند حداقل ماهی یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را در دفتر روزنامه یا مشاغل حسب مورد ثبت و حداکثر ظرف مهلت تعیین شده در ماده ۱۴ این آیین نامه ، به دفتر کل منتقل کنند، علاوه بر این به منظور تسهیل رسیدگی باید آیین نامه ها یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن و نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده را در اختیار ماموران رسیدگی قرار دهند. ضمناَ مودیان مذکور مکلفند هر سه ماه یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را حداکثر ۱۰ روز پس از پایان سه ماه به اداره امور مالیاتی مربوطه تسلیم نمایند.
مقررات مالیاتی
برابر ماده ۱۷ آ.ن.ت.د ( آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر ) ، مودیان مشمول آیین نامه مزبور مکلف میباشند در هر سال جدید  دفتر مالیات  یا دفاتر جدید ثبت و پلمپ نمایند و در صورتی که  استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سفید سال قبل باید ظرف ۳۰ روز از تاریخ شروع سال مالیاتی جدید مراتب را با قید مشخصات دفاتر مورد بحث به حوزه مالیاتی ذی ربط اعلام نمایند والا طبق بند ” س” ماده ۲۰ آ.ن. ت. د از موارد رد دفاتر محسوب می شود
در انتها لازم به توضیح است به موجب بند ۳ ماده ۹۷ قانون اصلاحی مالیات های مستقیم مصوب ۷/۱۱/۱۳۸۰ عبارت ” ممیز مالیاتی و تایید سر ممیز مالیاتی ” به عبارت ” اداره امور مالیاتی ” و عبارت ” وزیر امور اقتصادی و دارایی ” به عبارت ” رییس کل سازمان امور مالیاتی کشور ” و عبارت ” حوزه مالیاتی ” به عبارت ” اداره امور مالیاتی ” اصلاح شده است.( روزنامه رسمی ۱۱۶۰۹ – ۱۳/۱۲/۱۳۸۰)
جهت کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس حاصل فرمایید