حساب تفصیلی در اصل زیر مجموعه حساب معین می باشد. به این معنی که هر گاه حساب مورد نظر با حساب معین قابل تشخیص نباشد از حسابی با عنوان تفصیلی استفاده می کنند. در واقع از این نوع حساب در علم حسابداری برای شرح کامل یک حساب دیگر استفاده می شود. به عنوان مثال می توان به کمک این نوع حساب برای مشخص شدن و شرح حساب های دریافتی یک شرکت استفاده کرد.

حساب تفصیلی چیست؟
حساب تفصیلی شامل اطلاعات بسیار دقیق و جزئی درباره درآمد و هزینه ها است که بنگاه های اقتصادی از آن استفاده می نمایند. این بنگاه ها جهت بررسی نتیجه فعالیت و کسب و کار نیاز به ثبت نتیجه مالی خود در دوره های زمانی مختلف دارند که این امر را به وسیله این نوع حساب انجام می دهند. به طور کلی به تفصیل جزئی ترین شکل ممکن حساب ها، حساب های تفصیلی گفته می شود. در واقع حساب تفصیلی شامل دسته بندی حساب های مالی یک شرکت یا بنگاه به صورتی قابل درک جهت تهیه گزارش و ارائه آن به مدیران می باشد.
انواع حساب تفصیلی کدامند؟
با توجه به توضیحاتی که در مورد حساب تفصیلی داده شد این نوع حساب شامل انواع مختلفی می شود که عبارتند از:
حساب شناور
حساب تفصیلی شناور با حساب معین به صورت شناور در ارتباط است. همچنین حساب شناور قابل ارتباط با چندین حساب معین می باشد. برای درک بهتر این مطلب لازم است مثالی را ذکر کنیم. دو شرکت را در نظر بگیرید که شرکت اولی X و شرکت دومی y نام دارند. شرکت x با شرکت y چند حساب معین متفاوت بدهی، فروش، وام دارد. حال شرکت x با وجود برخورداری از حساب های معین متفاوت در شرکت y تحت عنوان یک حساب تفصیلی شناور در شرکت y به ثبت می رسد. از این رو حساب های تفصیلی شناور در شرکت هایی که با سایر شرکت ها دارای حساب های متفاوتی هستند، باعث ایجاد نظم در حساب ها و حسابرسی راحت تر می شوند. نام دیگر حساب شناور حساب واحد است که به دلیل ارتباط آن با چندین حساب معین آن را با نام واحد معرفی می کنند.
حساب چند سطحی
حساب تفصیلی چند سطحی شامل زیر مجموعه های جزئی‌ تری می شود که به صورت ریز تر دسته بندی شده اند. از این نوع حساب زمانی استفاده می شود که حساب های تفصیلی برای روشن شدن کامل خدمات و کالاها کافی نباشند. در این صورت استفاده از این نوع حساب اجتناب ناپذیر است. مثلا اگر در مجموعه دارایی های جاری، کل وجه نقد و بانک، معین بانک ها و تفصیل بانک ملی را در اختیار داشت و در بانک ملی دارای دو حساب جاری و یک پس انداز بود. حساب جاری و پس انداز جزو حساب های تفصیلی سطح یک بشمار آمده و هر کدام از حساب های جاری نیز در سطح دو قرار می گیرند.
تفاوت میان حساب تفصیلی و معین و کل
برای بیان تفاوت میان حساب تفصیلی با حساب های کل و معین باید با دو حساب معین و کل آشنا شد. حساب کل در تقسیم بندی حساب ها یکی از مهم ترین بخش ها بشمار می آید. در واقع با این نوع حساب یک دسته بندی کلی در تمام حساب ها انجام می شود. اطلاعات درج شده در حساب های کلی به هیچ عنوان قابل استناد نمی باشند زیرا بسیار پیچیده بوده و ابهامات زیادی در آن ها مشاهده می شود.
در ادامه تفاوت حساب تفصیلی با حساب های کل و معین باید گفت که حساب معین جهت روشن کردن جزئیات و شرح حساب کل ایجاد شده و مورد استفاده قرار می گیرد. حساب معین برای ارائه گزارش به افراد فعال در کمپانی یا سازمان بکار برده می شود. در واقع این نوع حساب برای تمامی حساب های کل ایجاد می شود. بنابراین می توان آن را شرح حساب کل معرفی کرد. حساب از نوع تفصیلی نیز همان گونه که پیش تر شرح دادن شد برای بیان جزئیات و اطلاعات ریز بکار برده می شود.
کاربرد حساب تفصیلی در کسب و کار
برای ثبت گزارشات مالی شرکت ها و کمپانی ها و همچنین ارتباط افراد با شرکت وارد کردن تمامی جزئیات امری ضروری است. بنابراین از حساب تفصیلی برای این کار استفاده می کنند. با بکارگیری این نوع حساب تمامی اطلاعات ریز و جزئی در رابطه با نوع بدهی، میزان آن، علت بدهی و نام شرکت، میزان سود، مقدار فروش مشخص می گردد. در نتیجه تمام جزئیات مهم به صورت شفاف در دسترس مدیران شرکت قرار می گیرند.
منظور از کدینگ حساب های تفصیلی چیست؟
به منظور ایجاد حساب تفصیلی در کامپیوتر و ارائه آن به صورت آنلاین از کدهای متعددی استفاده می کنند. در نتیجه کدینگ حساب های تفصیلی تشکیل می شود. دلیل کدگذاری اطلاعات مربوط به این حساب آن است که برای ذخیره در کامپیوتر تنها راه ممکن استفاده از اعداد می باشد. چگونگی کدینگ یا کدگذاری این نوع حساب در کامپیوتر بسیار حائز اهمیت بوده و لازم است در نحوه چیدمان اعداد دقت بالایی صورت بگیرد. زیرا قرار گرفتن اعداد و ارقام در کنار همدیگر بیانگر معانی خاصی بوده و می تواند معانی متعددی را به افراد منتقل کند.
به دلیل وجود انواع حساب تفصیلی اعم از شناور و چند سطحی، نوع کدینگ یا کدگذاری این حساب ها نیز متفاوت است. بنابراین کد گذاری حساب های چند سطحی تفصیلی 3 رقمی بوده و حساب های شناور نیز معمولا 4 رقمی هستند. البته گاهی در سطوح بالاتر و با توجه به خواست بخش حسابداری شرکت یا کمپانی تعداد ارقام یک کد را تا 7 رقم افزایش می دهند‌. همچنین برای کدینگ این نوع حساب ها و دریافت گزارشاتی جامع از ان ها باید از نرم افزارهای قوی استفاده کرد.
گزارشات تفصیلی چه معنا و مفهومی دارند؟
گزارش هایی که بر پایه اطلاعات مندرج در حساب تفصیلی تنظیم شده و سپس به ثبت می رسند گزارشات تفصیلی گفته می شود. نحوه تنظیم گزارش های تفصیلی به این شکل است که ابتدا حسابدار حساب های تفصیلی را به کمک نرم افزار در کامپیوتر مشخص می نماید. سپس عنوان حساب را تعیین کرده و در مرحله بعد شرح حساب معین و تفصیلی را در توضیحات آن درج می نماید. حال در صورت داشتن زیر مجموعه آن را نیز به حساب ایجاد شده اضافه می کند. در نهایت نیز تاریخ، شماره سند، شماره عطف و بقیه اطلاعات آن را وارد کرده و با تایید گزارش آن را در نرم افزار به ثبت می رساند.
نحوه تحریر دفتر حساب تفصیلی
با توجه به استفاده روزافزون از نرم افزار و رایانه برای انجام امور مالی شرکت ها، جهت تحریر دفتر حساب تفصیلی یا اضافه کردن گزارشی جدید به آن، باید از یک نرم افزار مناسب استفاده کرده و حساب را در آن وارد کرد. سپس به بخش راست منوی آن وارد شده و از بخش حسابداری، گزارش دفاتر را باز نمود. در صورت تمایل برای اضافه کردن گزارشی جدید باید گزینه اضافه کردن را انتخاب کرد تا امکان انجام آن میسر شود.
در صورتی که خواهان انتخاب هایی برای تعیین حساب تفصیلی، حساب کل و یا معین باشید با لمس همان گزینه این امکان برای تان مهیا خواهد شد. در این حالت می توانید فرم ظاهر شده در صفحه را پر کرده و گزارشی جدید به دفتر حساب اضافه کرد. علاوه بر آن جهت پیدا کردن گزارش های قبلی می توانید تاریخ یا شماره گزارش را در بخش جستجو درج کرده و به آن ها دسترسی پیدا کنید.
وضعیت حساب تفصیلی در نرم افزار‌های حسابداری
نکته جالب در خصوص وضعیت حساب تفصیلی در نرم افزارهای حسابداری آن است که هر حساب تفصیلی دارای یک کد مختص به خود می باشد. البته باید توجه داشت که این نوع حساب در لیست حساب ها در رده سوم قرار دارد. از این رو کدی که برای آن مورد استفاده قرار می گیرد معمولا کدی 3 رقمی می باشد که در صورت نیاز می توان آن را افزایش داد. علاوه بر آن نرم افزارهای حسابداری در اغلب اوقات دارای عنوانی با نام تفصیلی هستند که در قسمت سرفصل آن ها قرار دارد.
حال جهت باز کردن حساب تفصیلی باید بر روی حساب جدید کلیک کرد. سپس اگر نیاز بود تمامی اطلاعات و مشخصات مربوطه را به صورت دستی وارد کرد. در صورتی که پیش از تعریف حساب ها، اقدام به تکمیل داده های نرم افزار کرده باشید باید بر روی مجموعه ثبت شده عنوان حساب مورد نظر خود را انتخاب کنید.
جمع بندی
در پایان و در تکمیل مطالب عنوان شده باید اضافه کرد که حساب تفصیلی براساس نوع فعالیت هر شرکت و یا مجموعه اقتصادی تعریف می شود. به این صورت که هرچه اطلاعات به صورت دقیق تر و کامل تر به نرم افزار داده شود، در پایان یک حساب کامل تر تحویل خواهید گرفت. در حقیقت هرچه زمان بیشتری برای درج اطلاعات در نرم افزار صرف کنید و اطلاعات وارد شده جزئی تر باشند، بدون شک گزارش هایی قوی تر و جامع تر بدست خواهید آورد. لازم به یادآوری است که امروزه اطلاعات حسابداری بسیار پیچیده تر از قبل می باشند. به همین دلیل گاهی اوقات حساب های تفصیلی را مطابق با نیاز تعریف می نمایند.